为了加强研究生会的档案管理和收集、整理工作，保障档案的安全保管和开发利用，使研究生会工作高效、有序的进行，特制定研究生会文件档案管理制度如下： 

　　第一条  管理总则： 

　　1、办公室及每个部门专设一人对文档的整理、使用负责。各部每月月底向办公室提交本月活动总结及下月活动计划。 

　　2、办公室将档案明晰分类，并定期检查、整理。 

　　3、档案如果外借，管理人员应做好记录，由经手人签字，并及时归还。如有丢失、损坏的追究经手人的责任。 

　　4、各部要按本制度的要求及时将计划、总结等资料交到办公室相应负责人处。 

　　5、研究会全体成员有权查阅相关材料。查阅与其部门职责无关的资料时，须经过主席团同意。属于研究生会所有的档案，由主席团决定公布；未经同意，任何组织和个人无权公布。 

　　6、每届研究生会均要整理档案，然后封存。 

　　第二条  研究生会主要存档材料： 

　　1、研究生会组织和机构设置情况及各部档案； 

　　2、研究生会各种规章制度及相应的表类文件； 

　　3、校、院通知及各类来往信函； 

　　4、研究生会各部各项大型活动方案、记录及总结； 

　　5、研究生会每年度工作计划、总结， 

　　6、各部门关于研究生会的工作向研究生部或主席的请示及批复； 

　　7、各种会议记录、总结及相关材料； 

　　8、研究生会组织举办活动的有关资料 (必须包括本部门开展活动的策划书、PPT、工作总结、新闻稿、活动照片或影音资料、预算、获奖情况；也可以包含所开展活动的分工情况、签到表、最佳组织、评选细则等材料)； 

　　9、研究生会成员个人档案、考勤记录、考核记录表； 

　　10、研究生会的财务报销及经费收支情况； 

　　11、对研究生会的物品使用记录； 

　　第四条  文档管理办法细则： 

　　1、所有活动文档须提交办公室汇总归档，其中电子文档由各部负责人上传到研究生会专用邮箱（kizsu@mail.kiz.ac.cn）, 纸质文档交办公室归档。 

　　2、各部组织活动前两周提交工作计划，活动结束后一个星期之内提交工作总结，各部提交的活动文档至少包括活动计划书和活动后的总结报告，以及宣传资料（包括文字、海报、图片和影像等）； 

　　3、各部工作计划、总结等文件，要求字迹工整、内容合理、切实可行。送档的资料应做到格式规范、内容完备、条理清楚，工整誊写。 

　　4、对按照本规定的应当立卷归档的材料，必须按照规定，定期向办公室文档管理人员移交，集中管理，任何个人不得据为己有。办公室应定期清点文档，保证各文挡完整齐全。 

　　第五条  本制度由学术组织部监督执行。 

　　第六条 本规定自公布之日起执行，此文档管理制度的最终解释权归研究生部及研究生会所有。